Conformité RGPD
Dernière mise à jour : 15 mai 2026
PillMate est une plateforme SaaS B2B destinée aux pharmacies d'officine et aux laboratoires. Elle traite, dans le cadre de son exploitation, des données à caractère personnel concernant uniquement des professionnels (pharmaciens, employés d'officine, commerciaux de laboratoires). PillMate ne stocke aucune donnée de santé identifiable patient : pas de dossier patient, pas de prescription nominative, pas d'historique de soins. La présente page expose, en complément de notre Politique de confidentialité, les éléments de conformité au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
1. Registre des traitements (art. 30 RGPD)
PillMate SAS est responsable de traitement pour ses propres traitements internes (administration de l'éditeur) et sous-traitant au sens de l'art. 28 RGPD pour les données traitées pour le compte de ses clients (officines, laboratoires).
| Traitement | Finalité | Données | Personnes | Conservation | Base |
|---|---|---|---|---|---|
| Authentification & comptes | Identifier l'utilisateur, gérer les rôles et permissions | Email, mot de passe haché, rôle, journaux de connexion, IP | Pharmaciens, préparateurs, laboratoires | Compte actif + 3 ans après dernière connexion | Contrat |
| Planning équipe & paie | Décompte d'heures, congés, conformité CCNPO | Identité, contrat, heures travaillées, congés, NSS si fourni | Employés d'officine | 5 ans après la fin du contrat (obligation Code du travail) | Obligation légale |
| Assistant IA MAKO | Aide à la décision pharmaceutique (interactions, grossesse, posologies) | Question textuelle (anonymisée), historique, sources citées. Aucune donnée patient nominative. | Professionnels de santé | Historique conservé 24 mois pour amélioration ; possibilité de suppression à la demande | Intérêt légitime |
| RDV laboratoires | Coordination commerciaux ↔ titulaires | Nom, email, téléphone professionnel, créneaux | Commerciaux, titulaires | Durée du contrat + 3 ans | Contrat |
| Facturation & paiements | Émission factures, prélèvement abonnement, RFA | Raison sociale, SIRET, IBAN (token Stripe / GoCardless), historique transactions | Clients (officine, laboratoire) | 10 ans (obligation comptable) | Contrat + obligation légale |
| Journaux d'audit et de sécurité | Traçabilité (RGPD art. 32), détection d'intrusion | IP, action, horodatage, identifiant utilisateur | Tous | 6 ans (recommandation ANSSI) | Obligation légale |
| Demandes de démonstration / prospects | Prise de contact commercial | Nom, email, téléphone, officine | Prospects | 3 ans après le dernier contact (CNIL CRM) | Intérêt légitime |
2. Sous-traitants ultérieurs (art. 28 RGPD)
La liste suivante recense les sous-traitants qui interviennent dans le traitement de données pour le compte de PillMate. Tous sont liés par un accord de sous-traitance (Data Processing Agreement — DPA) signé. Les copies de ces DPA sont disponibles sur simple demande à dpo@pillmateapp.com.
| Sous-traitant | Service | Localisation | Données concernées | Garanties |
|---|---|---|---|---|
| Hébergeur [à compléter] | Hébergement base de données, serveurs applicatifs | France | Toutes données | Conforme RGPD, DPA signé |
| Better Auth | Brique authentification (sessions, OAuth) | Self-hosted (France) | Email, hash mot de passe, sessions | Hébergé chez l'hébergeur de PillMate (France, conforme RGPD) |
| Resend | Emails transactionnels | UE (Irlande) | Email, contenu transactionnel (pas de donnée santé) | DPA signé, RGPD |
| Brevo | SMS & emails marketing | France / UE | Téléphone professionnel, email | DPA signé, RGPD |
| Stripe | Paiement carte bancaire | UE (Stripe Payments Europe — Irlande) ; flux secondaires Stripe Inc. (USA) | Tokens de paiement (PAN tokenisé), IBAN partiel | Clauses contractuelles types (CCT) UE, certification PCI-DSS Level 1 |
| GoCardless | Prélèvement SEPA (abonnement labo) | UE (Royaume-Uni) | IBAN, identité titulaire | Décision d'adéquation Royaume-Uni 2021, DPA signé |
| YouSign | Signature électronique | France | Identité signataires, documents signés | eIDAS, certifié Service Qualifié |
| OpenAI | Modèle de langage pour MAKO IA | États-Unis | Question textuelle (anonymisée — aucune donnée patient identifiante envoyée) | Clauses contractuelles types (CCT), Data Processing Addendum OpenAI, désactivation de l'entraînement sur les données (opt-out API) |
| Anthropic | Modèle de langage alternatif (fallback MAKO, agents internes) | États-Unis | Question textuelle (anonymisée) | CCT, DPA Anthropic, zero data retention sur l'API |
| Annuaire Santé (CNAM) | API publique FHIR (annuaire des professionnels) | France | Recherche de professionnels (lecture seule, pas de PII patient) | Source publique CNAM, lecture seule |
Tout nouvel ajout ou changement de sous-traitant fait l'objet d'une notification préalable aux clients par email, conformément à l'art. 28-2 RGPD.
3. Transferts hors de l'Union européenne
Les seuls transferts de données hors UE concernent les sous-traitants suivants :
- Stripe Inc. (États-Unis) — flux secondaires de traitement de paiement, encadrés par les clauses contractuelles types (CCT 2021/914) et le Data Privacy Framework (DPF) États-Unis–UE.
- OpenAI (États-Unis) — utilisation de l'API pour l'assistant MAKO. Les requêtes sont anonymisées (aucune donnée patient identifiante), l'opt-out d'entraînement est activé, et le contrat applique les CCT 2021/914.
- Anthropic (États-Unis) — fallback MAKO et traitement interne. Zero data retention activé.
- GoCardless Ltd. (Royaume-Uni) — couvert par la décision d'adéquation de la Commission européenne de juin 2021.
4. Analyse d'impact (DPIA) — art. 35 RGPD
Dans sa version actuelle, PillMate ne traite aucune donnée de santé identifiable de patient : le module patient (entretiens pharmaceutiques, vaccinations, ordonnances nominatives) est désactivé tant que l'hébergement certifié HDS n'est pas en place. PillMate utilise en revanche une aide à la décision basée sur l'IA (assistant MAKO, sur sources publiques officielles HAS/ANSM, sans donnée patient) et traite des données de professionnels — ce qui justifie une analyse d'impact (DPIA) conformément à l'art. 35 RGPD.
Périmètre de la DPIA (mise à jour annuelle ou en cas d'évolution substantielle) :
- Assistant IA MAKO (aide à la décision sur sources officielles, sans donnée patient)
- Planning équipe (heures travaillées, congés)
- Module patient (entretiens, vaccinations, ordonnances) — non activé : la DPIA sera finalisée avant toute mise en service, sous réserve de certification HDS.
Les conclusions de la DPIA et les mesures de mitigation associées (chiffrement, pseudonymisation, contrôle d'accès, journalisation) sont disponibles sur demande à dpo@pillmateapp.com.
5. Hébergement
L'hébergement est assuré en France par un prestataire d'infrastructure cloud conforme RGPD (chiffrement TLS 1.3 en transit, chiffrement au repos, sauvegardes chiffrées, DPA art.28 signé).
- Hébergeur : [à compléter — raison sociale]
- Localisation : France
La convention d'hébergement et le DPA correspondant sont disponibles sur demande à dpo@pillmateapp.com.
6. Procédure en cas d'incident de sécurité (art. 33-34 RGPD)
En cas de violation de données à caractère personnel (perte, altération, accès non autorisé), PillMate s'engage à :
- Détecter et qualifier l'incident sous 24 heures ;
- Notifier la CNIL sous 72 heures via le portail cnil.fr/notifier lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés ;
- Informer les personnes concernées sans délai indu lorsque le risque est élevé (art. 34 RGPD) ;
- Documenter chaque incident dans un registre interne (faits, effets, mesures correctives).
7. Décision automatisée et profilage (art. 22 RGPD)
L'assistant MAKO IA fournit une aide à la décision pharmaceutique (interactions médicamenteuses, contre-indications, posologies). Il n'opère aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à l'égard d'une personne au sens de l'art. 22 RGPD : chaque suggestion est lue, validée ou rejetée par un professionnel de santé qualifié et habilité. MAKO ne se substitue jamais au jugement clinique.
8. Comment exercer vos droits
Vous disposez à tout moment d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité et de définition de directives post-mortem (art. 15 à 22 RGPD).
Pour les exercer, écrivez à dpo@pillmateapp.com en précisant votre demande et en joignant une copie d'une pièce d'identité (qui sera détruite après vérification). Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité particulière.
En cas de manquement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/plaintes.